TIDRAPPORTERING
PE ACCOUNTING
Public People samarbetar sedan den 1 juni 2022 med PE Accounting, som är vår redovisnings- och lönebyrå. Det är i PE:s APP eller på PE Accountings hemsida (www.myaccounting.pe) som du rapporterar dina arbetade timmar, eventuell frånvaro samt godkänner din lönerapport. Eventuella utlägg i tjänsten registreras också i PE och ersätts mot kvitton eller andra verifikationer.
HANTERING AV FLEXTID I PE
Den 1 januari 2024 kopplar vi på flextidsmodulen i PE. Detta innebär att om uppdraget så tillåter, är det möjligt att jobba mer flexibelt inom den totalram som du enligt ditt anställningsavtal ska jobba under en period om tre månader. Läs mer här i var kort manual hur det fungerar:
TIDRAPPORTERING
I samband med att du börjar din anställning får du information om hur tidrapporteringen görs i systemet PE. Tiderna som rapporteras in i systemet måste vara korrekta. De utgör underlag för din lön och även faktura till kunden. Tidrapportering måste också lämnas in i rätt tid, då utebliven eller för sent inskickad rapport kan medföra att du inte får din lön utbetald i rätt tid.
Vi ser gärna att du rapporterar din arbetstid dagligen och sedan ”Godkänner” timmarna för veckan på fredagen. Observera att du endast kan godkänna timmarna en gång per vecka. Undantag finns vid månadsbryt mitt i veckan, då det går att godkänna veckans timmar vid två tillfällen, genom att det bildas en A-rapport och en B-rapport. Se till att du skickar in dina timmar för de sista dagarna i månaden så snart som möjligt. Om tid är oattesterad den sista respektive månad, kan detta resultera i att din lön blir felaktig.
Gör så här för att registrera din tid:
Via APP:en
- Gå in i appen och klicka på fliken ”Tid” längst ned på sidan
- Klicka på ”Lägg till tid”, för att lägga till ny tidrapportering.
- Ange ”Arbetad tid” (standard) längst upp på sidan
- Ange aktuellt ”Projekt”
- Ange ”Aktivitet” (vanligtvis konsultarbete)
- Ange ”Datum” för rapporteringen
- Ange ”Antal timmar” och ”Minuter” som du utfört arbete aktuellt datum
- Ange eventuell ”Extern” eller ”Intern kommentar”
(ej obligatoriskt) - Klicka på ”SPARA” längst ned på sidan
Se till att ”Godkänna” veckans tidrapportering för attest på fredag eftermiddag.
Via Webben
- Gå in på sidan; myaccounting.pe och logga in med BankID eller lösenord
- Klicka på fliken ”Tidrapporter” till vänster på sidan
- Klicka på ”Rapportera tid”
- Klicka på den blå knappen med texten ”Alternativ” och välj ”+ Lägg till Projekt”
- Välj aktuellt projekt som du ska tidrapportera för
- Ange antal timmar för respektive dag i den rad som skapas för projektet. Om du jobbar i webben så är det hela timmar du ska ange, dvs inte timmar och minuter, som i APP:en. Ex 7 h och 30 min i APP:en, blir alltså 7,5 h i webben. (Observera att rutorna kan vara något förskjutna under datumen om du inte har helskärmsläge).
- Klicka på knappen ”Godkänn” längst ned på sidan när du angett antal timmar för hela veckan. Detta ska göras senast fredag eftermiddag/kväll för respektive vecka. Om det är månadsbryt mitt i en vecka, så kommer det att bildas två rapporter (A och B), vilket innebär att du ska godkänna första delen i samband med månadsbryt och den andra delen på fredag eftermiddag/kväll.
Gör så här för att registrera frånvaro:
Via APP:en
- Gå in i appen och klicka på fliken ”Tid” längst ned på sidan
- Klicka på ”Lägg till tid”, för att lägga till ny frånvaro.
- Ange ”Frånvaro” längst upp till höger på sidan
- Ange ”Aktivitet” (ex semester, sjuk, föräldraledig, tjänstledig etc.)
- Ange ”Datum” för frånvarorapporteringen
- Ange ”Antal timmar” och ”Minuter” som du varit frånvarande aktuellt datum
- Ange eventuell ” kommentar” (ej obligatoriskt)
- Klicka på ”SPARA” längst ned på sidan.
Se till att ”Godkänna” veckans tidrapportering/frånvarorapportering på fredag eftermiddag inför attest.
Via Webben
- Gå in på sidan; myaccounting.pe och logga in med BankID eller lösenord
- Klicka på fliken ”Tidrapporter” till vänster på sidan
- Klicka på ”Rapportera tid”
- Klicka på den blå knappen med texten ”Alternativ” och välj ”+ Lägg till Frånvaro”
- Ange frånvaroorsak (ex semester, sjuk, föräldraledig, tjänstledig etc.)
- Ange antal timmar för respektive dag i den rad som skapas för frånvaron. Om du jobbar i webben så är det hela timmar du ska ange, dvs inte timmar och minuter, som i APP:en. Ex 7 h och 30 min i APP:en, blir alltså 7,5 h i webben. (Observera att rutorna kan vara något förskjutna under datumen om du inte har helskärmsläge).
- Klicka på knappen ”Godkänn” längst ned på sidan när du angett antal timmar för hela veckan. Detta ska göras senast fredag eftermiddag/kväll för respektive vecka. Om det är månadsbryt mitt i en vecka, så kommer det att bildas två rapporter (A och B), vilket innebär att du ska godkänna första delen i samband med månadsbryt och den andra delen på fredag eftermiddag/kväll.
UTLÄGG
Eventuella utlägg som gjorts i tjänsten måste vara inlagda i PE och attesterade av din konsultchef senast den 10:e varje månad, för att utbetalning ska kunna ske i samband med löneutbetalning samma månad. Vid senare rapportering betalas utlägget ut i samband med nästkommande lön. Samtliga godkända och attesterade utlägg kommer att specificeras på aktuell lönespecifikation.
Gör så här för att registrera utlägg med kvitto:
Via APP:en
- Gå in i appen och klicka på fliken ”Utlägg” längst ned på sidan
- Klicka på ”Nytt kvitto”
- Klicka på ”Ta en bild”, eller välj ”Existerande”
- PE kommer sedan att begära åtkomst till din kamera
- Ta en bild eller välj aktuellt foto och klicka på ”lägg till”. Kvittot hamnar då i systemet under ”Kvitton att hantera”
- Klicka på aktuellt kvitto
- Ange ”Kvittotyp” (ex kost och logi, resekostnader för tåg, buss, flyg m.m.)
- Ange ”Syfte”
- Ange ”Totalbelopp” för utlägget
- Ange ”Varav moms” för utlägget
- Ange ”Datum för utlägget”
- Klicka på ”Spara” längst ned på sidan.
- Utlägget flyttas då till ”Klart att lämna in” på din utläggssida och antingen kan du gå till ”Utläggsjournalen” på en gång och ”Lämna in” det aktuella utlägget, eller så ”Lämnar du in” flera utlägg vid ett senare tillfälle.
Via Webben
- Gå in på sidan; myaccounting.pe och logga in med BankID eller lösenord
- Klicka på fliken ”Utlägg” till väster på sidan
- Klicka på fliken ”Hantera utlägg”
- Ta ett kort på ditt kvitto
- Dra in och släpp filen i det grå fältet på mitten av sidan, alternativt klicka på den grå fältet och välj den fil du vill ladda upp.
- Klicka på kvittot som har importerats till sidan
- Ange ”Typ av kvitto” och ”Syfte” (ex kost och logi, resekostnader för tåg, buss, flyg m.m.)
- Ange ”Totalbeloppet”, alternativt klicka på beloppet i bilden på kvittot
- Ange ”Varav moms”, alternativt klicka på beloppet för moms i bilden på kvittot
- Ange ”Projekt” (ej obligatoriskt)
- Ange endast ”Vidarefakturering” vid undantagsfall. Huvudregeln är att Public People står för dina utlägg och inte kunden.
- När alla obligatoriska fält är ifyllda tänds ”Spara-knappen” upp och du kan spara ditt utlägg. Utlägget hamnar då i din Utläggsjournal längst ned på sidan och antingen kan du välja att bocka i aktuellt utlägg och ”Lämna in” utlägget direkt, alternativt att invänta flera sparade utlägg och ”Lämna in” flera utlägg samtidigt vid ett senare tillfälle.
RESEERSÄTTNING, TRAKTAMENTE, MILERSÄTTNING OCH RESTID
Eventuella utlägg som gjorts i tjänsten måste vara inlagda i PE och attesterade av din konsultchef senast den 10:e varje månad, för att utbetalning ska kunna ske i samband med löneutbetalning samma månad. Vid senare rapportering betalas utlägget ut i samband med nästkommande lön. Samtliga godkända och attesterade utlägg kommer att specificeras på aktuell lönespecifikation.
Vid milersättning med privat bil utgår 28,50 kr/mil där 18,50 kr är skattefria och 10 kr är skattepliktiga. Milersättning läggs in i PE och behöver vara attesterade senast den 10:e respektive månad, för att utbetalning ska kunna göras i samband med löneutbetalning samma månad. Vid senare rapportering betalas ersättningen ut i samband med nästkommande lön.
”Restid” är den tid under en beordrad tjänsteresa som går åt för att resa till tjänstestället. Resor till och från kunduppdrag som ligger inom ditt tjänstgöringsområde utgör enligt kollektivavtalet inte restid som berättigar till ersättning. Vid beräkning av restid som ger rätt till ersättning tas tiden före och efter ordinarie arbetstid med. Endast fulla halvtimmar tas med vid beräkningen. Resan ska anses påbörjad och avslutad enligt de bestämmelser som gäller vid traktamentsberäkning. Restidsersättning utbetalas per timme enligt kollektivavtalets bestämmelser.
Om du är på en resa i tjänsten och övernattar minst en natt, så kan du ha rätt till så kallat traktamente. Det krävs också att du reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från din vanliga arbetsplats och 50 kilometer från din bostad. Traktamentet ska täcka dina ökade levnadskostnader när du är på tjänsteresa, det vill säga utgifter för logi, högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter. Enligt Skatteverket ligger schablonbeloppet för traktamente för en hel dag på 240 kr. Skulle det vara så att arbetsgivaren står för vissa måltider under dagen, så ska dessa räknas bort från traktamentet.
Enligt Skatteverket utgår inte traktamente om det handlar om resor med övernattning till den tjänsteort du vanligtvis arbetar på. För att ett traktamente ska vara aktuellt så ska det alltså handla om en resa i tjänsten utanför din ordinarie tjänsteort.
Gör så här för att registrera milersättning:
Via APP:en
- Gå in i appen och klicka på fliken ”Utlägg” längst ned på sidan
- Klicka på ”Milersättning”
- Klicka på ”Lägg till en ny resa”
- Ange ”Typ av resa” = Enskild resa
- Ange ”Datum” för aktuell resa
- Ange ”Syfte” för resan
- Ange varifrån du reser i fältet ”Från”. Systemet är autoinställt på Skyttegatan, där Public People är registrerat. Du kan korrigera detta genom att ange din startposition för resan.
- Ange vart du åker i fältet ”Till”
- Om det handlar om en tur- och retur-resa, så aktiverar du det fältet.
- Ange vilken typ av bil du har använt i fältet ”Bil” (Privat är förvalt i de flesta fall)
- Ange antal mil för aktuell enkelresa. Om du angett tur- och retur kommer systemet att dubblera sträckan.
- Klicka på SPARA
- Milersättningen flyttas då till Utlägget flyttas då till ”Klart att lämna in” på din utläggssida och antingen kan du gå till ”Utläggsjournalen” på en gång och ”Lämna in” det aktuella utlägget, eller så ”Lämnar du in” flera utlägg vid ett senare tillfälle.
Via Webben
- Gå in på sidan; myaccounting.pe och logga in med BankID eller lösenord
- Klicka på fliken ”Utlägg” till väster på sidan
- Klicka på fliken ”Hantera utlägg”
- Klicka på ”Ny Milersättning” långt ned på sidan
- Ange ”Typ av resa” = Enskild resa
- Ange ”Datum” för aktuell resa
- Ange ”Syfte” för resan
- Ange varifrån du reser i fältet ”Från”. Systemet är autoinställt på Skyttegatan, där Public People är registrerat. Du kan korrigera detta genom att ange din startposition för resan.
- Ange vart du åker i fältet ”Till”
- Om det handlar om en tur- och retur-resa, så aktiverar du det fältet.
- Ange vilken typ av bil du har använt i fältet ”Bil” (Privat är förvalt i de flesta fall)
- Ange antal mil för aktuell enkelresa. Om du angett tur- och retur kommer systemet att dubblera sträckan. Du kommer även att få ett förslag på antal mil som systemet räknar ut utifrån från och till, men detta är endast ett förslag som du kan korrigera om antal mil inte stämmer.
- Ange ”Projekt” (ej obligatoriskt)
- Ange endast ”Vidarefakturering” vid undantagsfall. Huvudregeln är att Public People står för dina utlägg och inte kunden.
- När alla obligatoriska fält är ifyllda tänds ”Spara-knappen” upp och du kan spara ditt utlägg. Utlägget hamnar då i din Utläggsjournal längst ned på sidan och antingen kan du välja att bocka i aktuellt utlägg och ”Lämna in” det direkt, alternativt att vid ett senare tillfälle markera flera utlägg samtidigt och ”Lämna in”.
GODKÄNN LÖNERAPPORT INFÖR LÖNEUTBETALNING
I lönerapporten godkänner du din lön för kommande månad. Här ser du både all den tid du rapporterat tidigare månad, och eventuella lönepåverkande faktorer som förmåner, lönejusteringar med mera.
När du förhandsgranskar lönen kan du se till så att allt är rätt. Då har du också koll på vad som hamnar på lönekontot nästa månad. Lönerapporten blir synlig den 1:a varje månad. Observera dock att lönebearbetning pågår och eventuella justeringar kan blir aktuella i början av respektive månad. Senast den 10:e vill vi att du ska ha godkänt din lönerapport. Ett tips är att lägga in en påminnelse i din kalender varje månad om att du ska förhandsgranska och godkänna din lön. Om du hittar eventuella felaktigheter, så hör du av dig till HR-chef.
Gör så här för att godkänna din lön:
Via APP:en
- Gå in i appen och klicka på fliken ”Lön” längst ned på sidan
- Klicka på ”Förhandsgranska” och kolla igenom så att allt verkar stämma inför kommande löneutbetalning. Om du hittar några fel, kontakta HR-chef.
- Klicka på ”Godkänn” och ditt namn och datum blir synligt för den person som jobbar med lönekörningen.
Via Webben
- Gå in på sidan; myaccounting.pe och logga in med BankID eller lösenord
- Klicka på fliken ”Löner” till väster på sidan
- Klicka på fliken ”Lönerapport”
- Skrolla ned så att du hamnar längst ned i lönerapporten och klicka på ”Förhandsgranska”
- Om allt ser ok ut, så klickar du på ”Godkänn” och ditt namn och datum blir synligt för den person som jobbar med lönekörningen.
Du är alltid varmt välkommen att höra
av dig till oss med alla typer av frågor
och funderingar, stort som smått!
Linda Lund
HR-chef
072- 890 56 90
linda.lund@publicpeople.se
Varmt välkommen att
höra av dig till oss!
Linda Lund
HR-chef
072- 890 56 90
linda.lund@publicpeople.se
