Struktur och effektivitet för era arkiv med hjälp av våra konsulter
Public People erbjuder organisationer i offentlig sektor samt företag över hela Sverige möjligheten att få stöd av erfarna och utbildade konsulter inom arkiv och registratur direkt på plats. Vår expertis sträcker sig över både fysiska och digitala arkiv, och vi hjälper er skapa ordning och reda i er informationshantering. Varje kund är unik och vi skräddarsyr alltid insatserna efter era behov. Vårt mål är att skapa goda rutiner och effektiva processer så att våra kunder i framtiden ska kunna bedriva en kvalitativ informationsförvaltning!
Typer av tjänster vi kan hjälpa er med
Genom att anlita våra kompetenta konsulter inom informationshantering får ni hjälp med både era digitala och analoga arkiv samt databasstrukturer. Våra arkivarier och registratorer kan hjälpa er med allt från diarieföring, postöppning, ordna och förteckna, framtagande av dokumenthanteringsplaner, klassificeringsstrukturer, gallringsplaner samt genomförande av nulägesanalyser i syfte att förbättra och effektivisera er informationshantering.
Som offentlig verksamhet finns tydliga lagkrav på hur man ska hantera och tillgängliggöra sina allmänna handlingar. För att uppnå dessa lagkrav krävs bland annat ett systematiskt arbete och en arkivförteckning som över vad arkivet innehåller, oavsett om det handlar om det digitala eller fysiska arkivet. Att ha ett välordnat arkiv och uppdaterade styrdokument som speglar verksamheten effektiviserar er dagliga verksamhet genom att informationen blir spårbar, sökbar och representativ för er specifika organisation. Vi hjälper er oavsett hur ni väljer att redovisa era arkiv, våra konsulter har erfarenhet och kompetens inom både det allmänna arkivschemat samt verksamhets- och processbaserad arkivredovisning.
Ett strukturerat och sökbart arkiv uppnås genom att styrdokumentationen är uppdaterad och reviderad så att den speglar verksamheten. En viktig och avgörande del i informationshanteringen är att aktuell information finns tillgänglig, detta ställer krav på er organisation om att ha en gallringsplan som efterlevs samt följer de lagkrav som gäller. Oavsett om det handlar om personalakter eller ekonomihandlingar kan våra konsulter hjälpa er att utforma en gallringsplan samt gallra ut inaktuell information ur era arkiv.
Skapa struktur med en arkivkonsult
Våra arkivkonsulter har djupgående kompetens inom arkiv- och informationsvetenskap, med flerårig erfarenhet inom offentlig sektor och kommunala bolag. Vi har förmågan att snabbt förstå, anpassa och sätta oss in i och anpassa oss till olika er verksamheter, oavsett om det gäller ni är en statlig myndighet, kommun eller ett privat bolag.
Med stor samlad erfarenhet, erbjuder Public People er stöd som skapar ordning och effektivitet, oavsett om det handlar om ert analoga eller digitala arkiv.
Genom en kombination av praktisk erfarenhet och omfattande kunskaper inom modern informationsförvaltning kan vi ge er hjälp som är både heltäckande och anpassade till era behov. Oavsett om ni står inför en flytt av ert arkiv, behöver förbättra era processer eller söker lösningar för specifika utmaningar, finns vi här för att underlätta och effektivisera era informationsflöden.
Att veta vilken information som ska bevaras och gallras är en utmaning för många verksamheter.
Med en arkivkonsult från Public People får ni hjälp att skapa ett välfungerande och systematiskt arbetssätt för er informationsförvaltning över tid.. Vi ser över befintliga styrdokument och hjälper er att sätta rutiner som ger er full kontroll över verksamhetens informationsflöde samtidigt som vi säkerställer efterlevnad av gällande lagar och förordningar.
Med hjälp av en arkivkonsult tar ni ett viktigt steg mot att skapa långsiktig struktur och översikt i era arkiv. Våra konsulter utför uppdraget på plats hos er vilket möjliggör kompetensöverföring till era anställda och ni får på så vis även ta del av insikter och erfarenheter vilket skapar förutsättningar för en effektiv informationshantering.
Public Peoples arkivkonsulter har ofta erfarenhet av arbete i olika e-arkiv samt dokument- och ärendehanteringssystem och kan snabbt anpassa sig efter just era förutsättningar. Tillsammans med er vill vi utveckla lösningar och arbetssätt som kombinerar era verksamhetsspecifika utmaningar och vår samlade erfarenhet och kompetens!
Vi har lång erfarenhet av arbete med offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och övriga bestämmelser som reglerar eller angränsar till er verksamhet, exempelvis dataskyddsförordningen (GDPR) och ISO-standarder.
Arkiv- och informationshantering inom offentlig sektor
En korrekt arkiv- och informationshantering är en avgörande del av offentlig verksamhet och en skyldighet enligt svensk arkivlag. Offentliga organisationer hanterar stora mängder information som är grundläggande för att säkerställa transparens, rättssäkerhet och medborgarnas demokratiska rättigheter. Genom att följa gällande lagkrav och bedriva ett aktivt och medvetet arbete med sin informationshantering säkerställs att viktig information bevaras, skyddas och är tillgänglig för såväl samtid och framtida generationer samt samhällsviktig forskning.
Enligt arkivlagen är offentliga verksamheter skyldiga att bevara handlingar som är av betydelse för myndigheters arbete, rättskipning och medborgarnas rättigheter.
Detta inkluderar allt från beslut och dokumentation till digital information som lagras i olika system. Genom att följa dessa riktlinjer säkerställs att dokument och uppgifter hanteras på ett rättssäkert sätt och att de finns tillgängliga vid behov, till exempel vid en granskning eller i rättsliga sammanhang.
Utöver att uppfylla lagkraven bidrar en strukturerad informationshantering till effektivitet och kvalitet i verksamheten. Genom att skapa tydliga rutiner och använda moderna metoder för dokument- och informationshantering kan organisationer reducera risken för informationsförlust, minska dubbelarbete och förbättra tillgången till nödvändiga dokument. Detta är särskilt viktigt i en tid där allt mer information digitaliseras och lagringsbehovet ökar.
Kulturarv, transparens och vårat ansvar för framtiden
Inom offentlig sektor är informationshantering även en fråga om transparens och ansvar gentemot medborgarna. Allmänna handlingar och dokument utgör en del av det gemensamma kulturarvet och måste därför bevaras på ett systematiskt sätt med fokus på långtidsbevarande för att kunna lämnas vidare till framtiden. Genom att prioritera sin informationshantering och följa gällande regelverk visar organisationer sitt engagemang för god förvaltning och tillit till medborgarna.
Public Peoples arkivkonsulter hjälper er organisation att se till att ni har rätt verktyg, rutiner och processer för att säkerställa en trygg, långsiktig och hållbar hantering av er information.
Vill ni veta mer om hur vi kan bistå er med kompetenta konsulter inom Arkiv och informationshantering och hur ett samarbete med oss fungerar?
Tveka inte att kontakta oss redan idag. Vi finns tillgängliga både via e-post och telefon. Hör av er med er förfrågan så berättar vi mer. Public People – er pålitliga, prisvärda och flexibla samarbetspartner för kvalitativ bemanning inom alla ansvarsområden.