Struktur och effektivitet för era arkiv med hjälp av våra konsulter
Public People erbjuder organisationer i offentlig sektor samt företag över hela Sverige möjligheten att få stöd av en erfaren och utbildad arkivarie direkt på plats. Vår expertis sträcker sig över både fysiska och digitala arkiv, och vi hjälper er skapa ordning och reda i dokumenthanteringen. Varje kund är unik och vi skräddarsyr insatserna efter era behov.
Typer av tjänster vi kan tillhandahålla
Vi hjälper er med både digitala och analoga arkiv samt databasstrukturer. Vi gör även diarieföringen och daglig postöppning.
Vi använder både allmänna arkivscheman och verksamhetsbaserad arkivredovisning.
Vi skapar processkartor och tillhörande beskrivningar vid behov av processorienterad arkivredovisning.
Vi sorterar material, rensar ut kopior och onödig information, samt vid behov packar handlingar i märkta boxar med tydliga etiketter.
Typer av tjänster vi kan tillhandahålla
Vi hjälper er med både digitala och analoga arkiv samt databasstrukturer. Vi gör även diarieföringen och daglig postöppning.
Vi använder både allmänna arkivscheman och verksamhetsbaserad arkivredovisning.
Vi skapar processkartor och tillhörande beskrivningar vid behov av processorienterad arkivredovisning.
Vi sorterar material, rensar ut kopior och onödig information, samt vid behov packar handlingar i märkta boxar med tydliga etiketter.
Skapa struktur med en arkivkonsult
Våra arkivkonsulter har djupgående kompetens inom informationshantering och arkivvetenskap, med flera års erfarenhet från både offentliga organisationer och privata företag. Vi har förmågan att snabbt förstå och anpassa oss till olika verksamheter, oavsett om det gäller en statlig myndighet, en kommun eller ett mindre företag.
Med stor expertis inom att strukturera och redovisa arkiv, både enligt det allmänna arkivschemat och process- eller verksamhetsbaserade metoder, erbjuder vi stöd som skapar ordning och effektivitet. Vi arbetar också med att analysera och föreslå lösningar för bevarande och gallring av information i digitala system.
Genom en kombination av praktisk erfarenhet och omfattande kunskaper inom modern informationshantering kan vi ge er hjälp som är både heltäckande och flexibel. Oavsett om ni står inför en flytt av ert arkiv, behöver förbättra era processer eller söker lösningar för specifika utmaningar, finns vi här för att underlätta och effektivisera era informationsflöden.
Att veta vilka dokument som ska sparas och vilka som kan rensas ut är en utmaning för många verksamheter.
Med en arkivkonsult från Public People får ni hjälp att skapa en välfungerande dokumenthantering. Vi upprättar effektiva dokumenthanteringsplaner och hjälper er sätta rutiner som ger full kontroll över dokumentflödet.
Med hjälp av en arkivkonsult tar ni ett stort steg mot att skapa långsiktig struktur och översikt i era arkiv. Vi hanterar allt från att förteckna nytt material till att förbereda leveranser till myndigheter eller arkivförvaring. Genom att arbeta direkt på plats får er personal möjligheten att ta del av våra insikter och kunskaper, vilket skapar förutsättningar för ett effektivt framtida arkivarbete.
Våra arkivkonsulter arbetar smidigt med era befintliga arkivverktyg, som exempelvis Visual Arkiv, och anpassar sig efter just era förutsättningar. Tillsammans med era interna resurser utvecklar vi lösningar som kombinerar er verksamhets specifika behov med våra externa erfarenheter och perspektiv.
Vi kan offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och övriga bestämmelser som reglerar er verksamhet, till exempel dataskyddsförordningen (GDPR).
Arkivering inom den offentliga verksamheten
Arkivering är en avgörande del av offentlig verksamhet och en skyldighet enligt svensk arkivlag. Offentliga organisationer hanterar stora mängder information som är grundläggande för att säkerställa insyn, rättssäkerhet och demokratiska principer. Genom att följa arkivlagen och arbeta aktivt med arkivering säkerställs att viktig information bevaras, skyddas och är tillgänglig för såväl dagens behov som framtida generationer.
Enligt arkivlagen är offentliga verksamheter skyldiga att bevara handlingar som är av betydelse för myndigheters arbete, rättskipning och medborgarnas rättigheter.
Detta inkluderar allt från beslut och dokumentation till digital information som lagras i olika system. Genom att följa dessa riktlinjer säkerställs att dokument och uppgifter hanteras på ett rättssäkert sätt och att de finns tillgängliga vid behov, till exempel vid en granskning eller i rättsliga sammanhang.
Utöver att uppfylla lagkraven bidrar en strukturerad arkivering till effektivitet och kvalitet i verksamheten. Genom att skapa tydliga rutiner och använda moderna metoder för dokument- och informationshantering kan organisationer reducera risken för informationsförlust, minska dubbelarbete och förbättra tillgången till nödvändiga dokument. Detta är särskilt viktigt i en tid där allt mer information digitaliseras och lagringsbehovet ökar.
Kulturarv, transparens och vårat ansvar för framtiden
För offentlig sektor är arkivering också en fråga om transparens och ansvar gentemot medborgarna. Handlingar och dokument utgör en del av det gemensamma kulturarvet och måste därför bevaras på ett systematiskt sätt för att kunna lämnas vidare till framtiden. Genom att prioritera arkivering och följa gällande regelverk visar organisationer sitt engagemang för god förvaltning och tillit till medborgarna.
Public Peoples arkivkonsulter hjälper er organisation att se till att ha rätt verktyg och processer för att säkerställa en trygg och hållbar hantering av information.
Vill ni veta mer om hur vi kan bistå er med kompetenta konsulter inom Arkiv och informationshantering och hur ett samarbete med oss fungerar?
Tveka inte att kontakta oss redan idag. Vi finns tillgängliga både via e-post och telefon. Hör av er med er förfrågan så berättar vi mer. Public People – er pålitliga, prisvärda och flexibla samarbetspartner för kvalitativ bemanning inom alla ansvarsområden.